通知公告

为进一步加强对学校（各单位）举办国际学术会议的管理，保证国际学术会议举办工作规范开展，根据《中共中央办公厅国务院办公厅<关于在华举办国际会议的管理办法>的通知》（中办发[2006]10号）及《财政部 外交部<关于严格控制在华举办国际会议的通知>》（财行[2011]2号）》的有关规定和要求，制定本规定。

一、适用范围

本规定适用的国际会议是指：由吉林农业大学主办或承办的、与会者来自3个（含中国）或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

二、会议申报

（一）会议审批管理

举办国际学术会议的校内审批工作由学校科技管理处和国际合作与交流处负责。

（二）申报程序

1.举办单位至少提前六个月填写《吉林农业大学举办国际学术会议申请表》（该表格在国际合作与交流处网站下载），经科技管理处审核通过后，将申请表转送国际合作与交流处；国际合作与交流处审核后报主管外事工作校领导审批同意后，上报上级主管部门逐级审批。

2.会议申请获得批复后，方可对外发布会议通知和启动会议筹备工作。

3.申报材料。举办单位提交的申请材料应包括以下内容：

（1）会议中、英文名称，举办日期、会期、地点，主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称，与会人员范围、会议规模、外宾人数；

（2）会议的主题、议题和主要内容；

（3）会议经费来源及列支经费预算；

（4）举办国际会议的必要性、预期目的以及已具备的条件；

（5）拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位、职务；

（6）会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式；

（7）其他需要特别说明的情况。

三、会议监督与管理

（一）会议监督

会议举办单位对会议期间发表内容负责，对不适内容要及时制止，保证消除影响，并第一时间报告至学校科技管理处和国际合作与交流处等相关部门。

（二）经费管理

会议所需经费原则上实行“以会养会”，以收取注册费、通过合法合规渠道争取资助、赞助等方式解决。坚持厉行节约、讲求实效。按照财政部《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》（财行〔2012〕1号）等文件相关规定，举办单位应合理编制会议预算，严格控制经费支出。国际会议经费应纳入学校财务统一管理，单独核算，专款专用。

四、会议总结

（一）上交会议总结

1.会议结束后，举办单位要认真总结。在一个月内将书面总结及会议统计表同时报至学校科技管理处和国际交流与合作处。

2.举办国际学术会议的总结报告内容包括：（1）会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中外宾实到人数及个人简介（港澳台学者单列），收到中、外论文数量及题目；（2）会议学术水平的评价；（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；（4）会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和与国际水平的差距，收获和成果，存在的问题和建议；（5）会议论文集出版情况。

（二）会议存档

将有关会议始末的全套材料（如会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录像及会议报道等）于会后1个月内搜集、整理后送学校档案馆存档。

本规定自发布之日起施行。